Teste Magaiver: Como escrever e-mails eficientes

Teste Magaiver: Como escrever e-mails eficientes

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Muito se fala sobre como gerenciar os e-mails que recebemos. Mas boa parte da confusão das caixas postais é consequência das mensagens que enviamos. Quando não temos cuidado e paciência para mandá-las, precisamos de muito mais esforço para respondê-las. O teste abaixo foi criado para ajudar a entender como funciona esse processo. Basta responder as questões com sim (que vale 10 pontos) ou não (que vale 0).

1. Você é claro e direto no campo assunto?

2. Você trata de um só assunto por e-mail?

3. Você escreve de um jeito que ajuda o interlocutor a responder clara e diretamente?

4. Suas mensagens têm menos de 400 caracteres?

5. Você usa parágrafos e pontuação?

6. Suas assinaturas são úteis?

7. Você usa telefone para conversas longas e polêmicas?

8. Você se lembra de que um dia pode precisar consultar e-mails antigos?

9. Você prefere usar e-mail em texto plano (em vez de HTML)?

10. Você relê o e-mail antes de enviá-lo?

1. Você é claro e direto no campo assunto?

Em vez de “Assunto: Imposto de renda”, você escreve “[Imposto de renda] Já declarou o seu?”. Antes de ler o corpo do e-mail, a pessoa já sabe o que esperar dele.

2. Você trata de um só assunto por e-mail?

Quanto menos e-mails na caixa postal, melhor, certo? Errado. É muito mais difícil lidar com 10 mensagens confusas do que com 100 específicas, claras e rápidas para responder. Use o bom senso para decidir quando é melhor dividir o tema em partes.

3. Você escreve de um jeito que ajuda o interlocutor a responder?

Você sabe o que quer do interlocutor? Sabe perguntar? Ou apenas deixa baixar o santo e vomita frases que dão um enorme trabalho para ser compreendidas? Seja generoso e valorize o tempo e atenção dos outros.

4. Suas mensagens têm menos de 400 caracteres?

Mensagens enormes despertam preguiça e cansaço. Seja conciso. Uma boa dica é usar o Twitter. Ele nos acostuma a escrever em poucos caracteres.

5. Você usa parágrafos e pontuação?

Nem me refiro a purismos linguísticos. Somente a organização e clareza nas idéias. Dê espaços para o interlocutor respirar. A menos que você seja o Samuel Beckett.

6. Suas assinaturas são úteis?

Há pessoas que enviam informações – ou imagens – completamente desnecessárias nas assinaturas de e-mail. Em vez disso, você pode escrever quais são os melhores horários ou formas de encontrá-lo. Mas nada de preciosismos, como colocar o número de associado no Lions Club.

7. Você usa telefone para conversas longas e polêmicas?

Vai precisar de mais de dois e-mails para resolver o assunto? Use o telefone. A comunicação precisa ficar registrada? Você pode usar Skype, aplicativos de gravação de voz etc. De repente seu telefone já até está grampeado e você nem sabe (“quem ama grampeia”, dizem).

8. Você se lembra de que um dia pode precisar consultar e-mails antigos?

Releia o item 1. Note que há palavras-chave dentro dos colchetes. Se um dia você precisar voltar aos e-mails sobre imposto de renda, vai encontrá-los mais facilmente nos buscadores do cliente de e-mail ou do webmail.

9. Você prefere usar e-mail em texto plano (em vez de em HTML)?

Isso fecha a porta para boa parte dos vírus, as mensagens carregam mais rapidamente e evitam problemas de incompatibilidade de formatação entre diversos clientes.

10. Você relê o e-mail antes de enviá-lo?

Se você já enviou uma mensagem enquanto estava bêbado e se arrependeu, não precisa de maiores explicações.

Quantos pontos fez? Até 60? Está num bom caminho. Haverá mil virgens esperando-o no paraíso. Menos de 60? Talvez valha experimentar novos métodos.

Fonte:  http://colunistas.ig.com.br/magaiver/2008/11/19/teste-magaiver-como-escrever-e-mails-eficientes/#more-4932